Книга учёта доходов ФОП: нужна ли в 2026, образец и как вести
Обязательна ли книга учёта доходов ФОП в 2026 году, в какой форме её вести, как записывать валютные поступления по курсу НБУ и готовый образец строки.
Обновлено:
- учёт
- книга учёта
- 3 группа
Бумажную книгу учёта доходов отменили, но сама обязанность вести учёт никуда не делась. Просто теперь форма свободная — важно лишь содержание: ежедневная сумма дохода, которую вы сможете показать по требованию налоговой. Ниже — что именно записывать, образец строки и как быть с валютой.
Готовую строку учёта по курсу НБУ на дату зачисления можно получить в инструменте «Книга учёта доходов»: вводите сумму в валюте и дату — получаете сумму в гривне и налог.
Нужна ли книга в 2026
Да, учёт обязателен — отменили лишь регистрацию бумажной книги в налоговой (с 2021 года), а не саму обязанность. Вести его можно в любой удобной форме:
- таблица в Excel или Google Sheets;
- обычная тетрадь;
- учётный сервис или приложение.
Главное — чтобы по требованию налоговой вы могли показать ежедневные суммы дохода. Именно из этих записей складывается сумма дохода в декларации плательщика единого налога, и именно по ним проверяют соблюдение годового лимита группы.
Что записывать
Минимальный набор граф для ФОП на едином налоге:
| Дата | Получено, грн | Примечание (источник дохода) |
|---|---|---|
| 03.07.2026 | 44 801,60 | INV-2026-001, оплата от клиента (1000 USD × 44,8016) |
| 05.07.2026 | 12 000,00 | оплата на карту ФОП за услуги |
Доход учитывается кассовым методом — на дату поступления денег, а не на дату выставления инвойса или подписания акта. То есть строка появляется тогда, когда деньги зашли на счёт.
Как быть с валютой
Для валютных поступлений сумма пересчитывается в гривну по официальному курсу НБУ на дату зачисления средств на счёт (не на дату продажи валюты и не на дату инвойса).
Пример: 1 000 USD зашли 3 июля 2026, официальный курс НБУ на эту дату — 44,8016. В книгу записываем 44 801,60 грн на 03.07.2026. Именно эта гривневая сумма дальше идёт в декларацию и считается против лимита.
Чтобы не искать курс вручную, воспользуйтесь инструментом учёта — он подставляет курс НБУ на дату и сразу считает единый налог и военный сбор с этого поступления.
Ошибки, которых стоит избегать
- Учёт по дате инвойса. Доход — это когда деньги пришли, а не когда вы выставили счёт.
- Валюта по «своему» курсу. Только официальный курс НБУ на дату зачисления, иначе сумма дохода будет неверной.
- Пропуск мелких поступлений. В книге должно быть каждое поступление, даже небольшое — налоговая сверяет с выпиской банка.
- Отсутствие учёта вообще. Это административная ответственность (ст. 164-1 КУоАП) и риск доначислений.
Что дальше
- Сформируйте готовую строку по курсу НБУ в инструменте «Книга учёта».
- Выставьте валютный счёт в генераторе инвойсов.
- Перенесите итоги в декларацию — пошагово в гиде о декларации.
Частые вопросы
- Обязательна ли книга учёта доходов для ФОП в 2026 году?
- Регистрация бумажной книги в налоговой отменена с 2021 года, но вести учёт доходов обязательно — в произвольной удобной форме (таблица, тетрадь, файл). Записи должны подтверждать суммы дохода за каждый день с поступлениями.
- В какой форме вести учёт доходов?
- В любой, главное — ежедневная сумма дохода и возможность показать её по требованию налоговой. Подойдёт Excel, Google Sheets, тетрадь или специальный сервис. Форма свободная, содержание — обязательно.
- Как записать валютное поступление в книгу учёта?
- В гривнах по официальному курсу НБУ на дату зачисления средств на счёт. Например, 1000 USD по курсу 44,80 — запись 44 800 грн на дату зачисления.
- Какой штраф за отсутствие учёта доходов?
- Необеспечение учёта — административная ответственность по ст. 164-1 КУоАП и риск доначислений при проверке, когда налоговая не может подтвердить задекларированные суммы.