Книга обліку доходів ФОП: чи потрібна у 2026, зразок і як вести
Чи обовʼязкова книга обліку доходів ФОП у 2026 році, у якій формі її вести, як записувати валютні надходження за курсом НБУ і готовий зразок рядка.
Оновлено:
- облік
- книга обліку
- 3 група
Паперову книгу обліку доходів скасували, але сам обовʼязок вести облік нікуди не зник. Просто тепер форма вільна — важливий лише зміст: щоденна сума доходу, яку ви зможете показати на вимогу податкової. Нижче — що саме записувати, зразок рядка і як бути з валютою.
Готовий рядок обліку за курсом НБУ на дату зарахування можна отримати в інструменті «Книга обліку доходів»: вводите суму у валюті й дату — отримуєте суму в гривні й податок.
Чи потрібна книга у 2026
Так, облік обовʼязковий — скасували лише реєстрацію паперової книги в податковій (з 2021 року), а не сам обовʼязок. Вести його можна у будь-якій зручній формі:
- таблиця в Excel або Google Sheets;
- звичайний зошит;
- обліковий сервіс чи застосунок.
Головне — щоб на вимогу податкової ви могли показати щоденні суми доходу. Саме із цих записів складається сума доходу в декларації платника єдиного податку, і саме за ними перевіряють дотримання річного ліміту групи.
Що записувати
Мінімальний набір граф для ФОП на єдиному податку:
| Дата | Отримано, грн | Примітка (джерело доходу) |
|---|---|---|
| 03.07.2026 | 44 801,60 | INV-2026-001, оплата від клієнта (1000 USD × 44,8016) |
| 05.07.2026 | 12 000,00 | оплата на картку ФОП за послуги |
Дохід обліковується касовим методом — на дату надходження грошей, а не на дату виставлення інвойсу чи підписання акта. Тобто рядок зʼявляється тоді, коли гроші зайшли на рахунок.
Як бути з валютою
Для валютних надходжень сума перераховується у гривню за офіційним курсом НБУ на дату зарахування коштів на рахунок (не на дату продажу валюти й не на дату інвойсу).
Приклад: 1 000 USD зайшли 3 липня 2026, офіційний курс НБУ на цю дату — 44,8016. У книгу записуємо 44 801,60 грн на 03.07.2026. Саме ця гривнева сума далі йде в декларацію і рахується проти ліміту.
Щоб не шукати курс вручну, скористайтесь інструментом обліку — він підставляє курс НБУ на дату й одразу рахує єдиний податок і військовий збір із цього надходження.
Помилки, яких варто уникати
- Облік за датою інвойсу. Дохід — це коли гроші прийшли, а не коли ви виставили рахунок.
- Валюта за «своїм» курсом. Тільки офіційний курс НБУ на дату зарахування, інакше сума доходу буде хибною.
- Пропуск дрібних надходжень. У книзі має бути кожне надходження, навіть невелике — податкова звіряє з випискою банку.
- Відсутність обліку взагалі. Це адміністративна відповідальність (ст. 164-1 КУпАП) і ризик донарахувань.
Що далі
- Сформуйте готовий рядок за курсом НБУ в інструменті «Книга обліку».
- Виставте валютний рахунок у генераторі інвойсів.
- Перенесіть підсумки в декларацію — покроково в гіді про декларацію.
Часті питання
- Чи обовʼязкова книга обліку доходів для ФОП у 2026 році?
- Реєстрація паперової книги в податковій скасована з 2021 року, але вести облік доходів обовʼязково — у довільній зручній формі (таблиця, зошит, файл). Записи мають підтверджувати суми доходу за кожен день із надходженнями.
- У якій формі вести облік доходів?
- У будь-якій, головне — щоденна сума доходу і можливість показати її на вимогу податкової. Підійде Excel, Google Sheets, зошит чи спеціальний сервіс. Форма вільна, зміст — обовʼязковий.
- Як записати валютне надходження до книги обліку?
- У гривнях за офіційним курсом НБУ на дату зарахування коштів на рахунок. Наприклад, 1000 USD за курсом 44,80 — запис 44 800 грн на дату зарахування.
- Який штраф за відсутність обліку доходів?
- Незабезпечення обліку — адміністративна відповідальність за ст. 164-1 КУпАП і ризик донарахувань під час перевірки, коли податкова не може підтвердити задекларовані суми.